Oleh : Brigtar Muhd. Zulkifly Ramadhan
PENETAPAN mekanisme dalam suatu kegiatan sangat penting untuk mengkoordinasi pekerjaan atau mengorganisasi satu kesatuan yang harmonis. Pada waktu individuindividu dalam satuan unit kerja untuk melaksanakan aktivitas sendiri, tujuan organisasi secara menyeluruh mungkin akan terabaikan atau mungkin timbul konflik diantara anggota.
Mekanisme pengkoordinasian memungkinkan anggota organisasi untuk tetap mengarahkan aktivitasnya kearah pencapaian tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan serta konflik yang merusak. Pengkoordinasian dimaksudkan agar para pemimpin mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya lain yang dimiliki organisasi tersebut. Kekuatan suatu organisasi tergantung pada kemampuannya untuk menyusun berbagai sumber dayanya dalam mencapai suatu tujuan.
Setiap organisasi mempunyai keterbatasan akan sumber daya manusia, uang dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan mencapai tujuan tergantung pada pemilihan tujuan yang akan dicapai dengan cara menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai sesuai dengan apa yang diharapkan, maka salah satu aspek yang diperhatikan adalah faktor manusia.
Dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja anggota di lingkungan unit kerja diperlukan koordinasi yang efektif. Hal inilah yang mendasari pemikiran penulis bahwa fungsi-fungsi manajemen (termasuk koordinasi) perlu dijalankan di lingkungan unit kerja dalam pelaksanaan tugas anggota memberi pelayanan bagi publik secara efektif dan efisien.
Sebagaimana diketahui bahwa organisasi atau kantor dalam usahanya untuk mencapai tujuan perlu ditunjang oleh beberapa unsur seseorang yang diberi wewenang dalam suatu kantor harus memiliki dedikasi yang tinggi, semangat kerja yang tinggi serta bertanggung jawab dan didukung pula oleh pengadaan sarana fisik kantor lainnya yang turut mempelancar kegiatan pencapian tujuan yang telah ditentukan. Koordinasi menurut Chung dan Megginson (1981: 41), dapat didefinisikan sebagai proses motivasi, memimpin, dan mengkomunikasikan bawahan untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan Sutisna (1989: 32) mendefinisikan koordinasi ialah proses mempersatukan sumbangansumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan.
Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan- satuan yang terpisah (satuan unit kerja atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Lebih lanjut Handoko (2009: 362) menyebutkan tujuan dan manfaat dari koordinasi itu sendiri, adalah:
a. Untuk mewujudkan KISS (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.
b. Memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.
c. Agar pemimpin mampu mengintegrasikan dan mensikronkan pelaksanaan tugastugasnya dengan stakeholders satuan unit kerja yang saling bergantungan, semakin besar ketergantungan dari unit-unit, semakin besar pula kebutuhan pengkoordinasian.
d. Agar pemimpin mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumberdaya yang terbatas secara efektif dan efisien.
e. Adanya pembagian kerja dimana semakin besar pembagian kerja, semakin diperlukan pengkoordinasian/penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpang tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan.
f. Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di antara kegiatan-kegiatan, baik fisik maupun nonfisik dengan para stakeholder.
g. Untuk memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan sumberdaya yang terbatas.
h. Mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal organisasi yang kontra produktif.
i. Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu, serta persaingan yang tidak sehat. Hasibuan (2006:86) menjelaskan mengenai beberapa tipe-tipe koordinasi dalam suatu perusahaan, yaitu :
1. Koordinasi vertical adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya.
2. Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatankegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.
Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai factor paling penting sukses organisasi.
2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalahmasalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi anggota.
Untuk dapat memperlancar proses terjadinya koordinasi diperlukan model komunikasi yang efektif, baik dalam satu lingkup bidang kerja maupun antar bidang, serta antara individu-individu di dalamnya. Dalam penyajian data Model Komunikasi yang Digunakan ini jawaban responden ditabulasikan berdasarkan hasil wawancara terhadap responden yang merupakan anggota Pada satuan unit kerja.
Selanjutnya cara menyampaikan instruksi (perintah) dimaksud di sini adalah cara-cara yang digunakan atasan dalam memerintahkan bawahannya guna pencapain tujuan organisasi. bahwa dalam menyampaikan perintahnya, seorang atasan akan lebih didengar atau diikuti oleh bawahannya apabila perintah tersebut dilakukan dengan cara-cara yang lebih manusiawi, dalam arti melalui pendekatan perseorangan. Perintah yang dilakukan dapat saja bersifat penting yang melibatkan banyak pihak, namun bila dilakukan dengan cara perintah langsung akan jauh tidak efektif bila dilakukan dengan cara menuliskannya pada selembar kertas (misalnya: membuat SK kegiatan). Kemudian Kemampuan dalam mengakomodir suatu kepentingan yang dimaksud adalah bagaimana setiap orang yang ada mampu menjalankan tugas-tugasnya yang tidak terlepas dari adanya kepentingan di atasnya. bahwa dalam melaksanakan tugas sehari- hari sebagai seorang anggota tidak terlepas dari adanya kepentingan-kepentingan tertentu yang harus terakomodir. Di sinilah diperlukan kemampuan untuk mengakomodir kepentingan yang dimaksud tanpa mengorbankan diri sendiri, karena adakalanya suatu kepentingan didahulukan dan mengorbankan kepentingan lainnya yang dianggap tidak berpotensi menimbulkan konflik.
Sedangkan menurut pendapat Ravianto (1985:16), bahwa produktivitas kerja mengandung sebuah pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai dengan peran serta tenaga kerja persatuan waktu. Pengertian di atas menunjukkan bahwa ada kaitan antara hasil kerja dengan waktu yang dibutukan untuk menghasilkan produk dari seorang tenaga kerja. Menurut Suprihanto (1992:7), produktivitas diartikan sebagai kemampuan seperangkat sumber-sumber ekonomi untuk menghasilkan sesuatu atau diartikan juga sebagai perbandingan antara pengorbanan (input) dengan penghasilan (output). Menurut Simanjuntak (1985:30) Produktivitas mengandung pengertian filosofis, definisi kerja, dan teknis operasional. Secara filosofis, produktivitas mengandung pengertian pandangan hidup dan sikap mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan.
Kemudian Sinungan (1987: 44) kesempatan utama dalam meningkatkan produktivitas kerja manusia terletak pada kemampuan individu, sikap individu dalam bekerja, serta pimpinan maupun organisasi kerja. Dan tertariknya pekerja untuk bekerja lebih giat, maka terdapat dua kelompok syarat bagi produktivitas kerja perorangan yang tinggi pertama, sedikitnya meliputi:
a. Tingkat pendidikan dan keahlian.
b. Jenis teknologi dan hasil produksi
c. Kondisi kerja
d. Kesehatan, kemampuan fisik dan mental.
Dan yang Kedua, mencakup:
a. Sikap (terhadap tugas), teman sejawat, dan pengawas
b. Keanekaragaman tugas
c. Sistem insentif (sistem upah dan bonus)
d. Kepuasan kerja
e. Keamanan kerja
f. Kepastian pekerjaan
g. Perspektif dari ambisi dan promosi
Selanjutnya, untuk meningkatkan produktivitas kerja anggota perlu adanya penyempurnaan tata kerja. Penyempurnaan tata kerja yang dimaksud adalah pengaturan kembali secara sistematis tentang cara-cara kerja, perlengkapan- perlengkapan, alat-alat dan keadaan-keadaan kerja sehingga bisa mampu mengurangi kelelahan pekerja dan menaikkan efisiensi dan kualitas produksi. (Thoha, 1973: 10).
Produktivitas akan lebih baik dan meningkat dengan adanya penyempurnaan tata kerja, dan ini akan berhasil apabila semua yang terlihat di dalam suatu organisasi (baik pemimpin maupun bawahan) memahami usaha tersebut dan mngetahui pula tujuan yang akan dicapai.
Manfaat Produktivitas, yaitu :
1. Manfaat mikro adalah Penurunan ongkos-ongkos per unit, Peningkatan kontribusi pajak dan pemerintah, Penghematan sumber-sumber daya masukan, Menunjang hubungan kerja lebih baik, Peningkatan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, peningkatan daya bayar dan motivasi.
2. Manfaat makro adalah Membuka kesempatan untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat melalui penghasilan dan penurunan harga-harga dan jasa di pasar. Penghematan sumber daya alam. Perbaikan keadaan kerja dan mutu hidup termasuk jam kerja yang perpendek. (Aroef, 1986:13).
Sedangkan Efisiensi waktu dalam pengerjaan suatu kegiatan menunjukkan bahwa koordinasi dapat menghemat waktu pengerjaan suatu proyek. Apabila setiap bagian dalam lingkungan bekerja sendiri-sendiri untuk kepentingan yang sama maka akan sangat tidak efisien bila dibandingkan dengan penyatuan kegiatan menjadi satu kegiatan secara terpadu dan terkoordinasi.
Maka upaya koordinasi kadang-kadang saja dilakukan. Kalaupun ada koordinasi hanya sebatas pembicaraan di dalam ruang rapat, namun ketika keluar koordinasi relative sukar dilakukan. Kesulitan dalam berkoodinasi kurang mendapat dukungan dari unsur pimpinan, sehingga ada kesan setiap orang hanya bekerja menurut pekerjaannya masingmasing.
Selanjutnya Setiap perencanaan yang disusun tentu harus diupayakan pencapaiannya. Untuk dapat tercapai diperlukan koordinasi berbagai pihak terkait, dari tingkat terendah hingga pada pihak yang mengambil keputusan. bahwa pencapaian target pekerjaan yang dilakukan relatif kurang disebabkan lemahnya koordinasi baik antara staf maupun antara bawahan dan atasan, serta koordinasi dengan bidang-bidang yang terkait lainnya. Efektifitas komunikasi antar anggota ditandai dengan adanya komunikasi dua arah untuk saling mendukung pada pelaksanaan tugas sehari-hari. bahwa komunikasi anggota cukup efektif dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Komunikasi terjadi tidak hanya di ruang rapat namun juga di ruang kerja, bahkan di luar kantor.
Dengan demikian produktivitas kerja secara keseluruhan.Hasil penggabungan secara keseluruhan indikator yang memiliki nilai tertinggi yang ada pada Indikator Efektifitas komunikasi antar anggota dalam organisasi, Indikator Efisiensi waktu dalam pengerjaan suatu kegiatan dan Indikator Efektifitas pencapaian target-target pekerjaan. ***
Baca : Komunikasi Talk Show Radio Dikmas Lantas Polri Merupakan Solusi Mengurangi Pelanggaran Lalulintas
