PAKAR manajemen sering mengatakan: perencanaan yang baik sudah menyelesaikan separuh pekerjaan. Ada juga yang menyebutkan: rencanakan apa yang akan anda kerjakan, dan kerjakan apa yang sudah anda rencanakan. Tetapi jangan sampai: lain yang direncanakan lain pula yang dikerjakan….
Kualitas pembangunan sangat ditentukan oleh kualitas perencanaan. Sedangkan perencanaan yang baik harus dibuat berdasarkan data kondisi eksisting yang ada, untuk memperbaiki keadaan tersebut dan untuk mencapai target-target yang ditetapkan melalui pembangunan atau bentuk pelayanan lainnya.
Perencanaan yang baik harus berdasarkan prinsip efisien, efektif, dan prioritas. Efisien maksudnya adalah biayanya semurah mungkin. Tetapi tetap efektif untuk memecahkan masalah. Sedangkan prioritas adalah memilih mulai dari yang paling penting dan berdampak paling besar untuk dikerjakan lebih dahulu, sehingga tepat sasaran. Karena itu, jika keliru di dalam merencanakan apa yang akan dilakukan, maka akibatnya adalah pemborosan dan kesia-siaan anggaran.
Banyak masyarakat yang bertanya kepada saya: ketika Pekanbaru banjir dimana-mana, kenapa Pemko masih sibuk membangun kantor nan megah? Saya jawab: Membangun kantor tidak salah dari segi hukum dan administrasi pembangunan, hanya prioritasnya yang kurang tepat.
Dari pengalaman saya 20 tahun ikut merancang RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah) 5 tahunan di kabupaten/kota dan provinsi di Riau, terlihat bahwa betapa strategis dan pentingnya melakukan perencanaan yang baik. Harus memiliki indikator kinerja utama (IKU), sebagai alat ukur keberhasilan program yang dijalankan. Besaran biaya yang dikeluarkan untuk setiap program juga mencerminkan prioritas program tersebut. Kalau prioritasnya penanganan banjir, maka anggarannya di APBD harus besar juga.
Kekurangjelian melihat hal-hal ini di dalam perencanaan, baik oleh kepala daerah, maupun oleh aparatur pemerintah lainnya, akan berakibat banyak pembangunan yang mubazir. Uang habis juga, tapi hasilnya tidak sesuai dengan harapan masyarakat.
Terkadang kita mendengar seorang pemimpin berapi-api menyampaikan gagasannya tentang suatu program pembangunan yang akan dijalankannya, tetapi karena tidak dikawal dengan baik di tahap perencanaan, maka anggaran pembangunan hanya berputar-putar di tataran birokrasi pemerintahan saja, sedangkan yang bisa dinikmati oleh atau sampai ke masyarakat hanya sedikit. Kenapa ini terjadi? Jawabannya adalah karena perencanaan tidak dilihat secara jeli, baik angka, maupun pos-posnya.
Dengan sistem perencanaan nasional saat ini yang sudah terencana dengan lebih baik dari pusat, provinsi, sampai ke kabupaten/kota, maka melakukan perencanaan yang baik adalah sebuah keharusan. Lebih mudah untuk melakukan pembangunan, mengevaluasi dan mempertanggungjawabkannya.
Penghematan Anggaran (Efisiensi)
Penggunaan anggaran secara efisien harus dilakukan mengingat anggaran daerah yang terbatas. Jika penghematan anggaran bisa dilakukan di dalam penyelenggaraan pemerintahan, maka akan lebih banyak dana tersedia untuk kebutuhan lain, seperti perbaikan jalan, drainase, pengelolaan sampah, peningkatan honor guru, RT/RW, program sosial lainnya, dan bahkan untuk meningkatkan tunjangan pegawai. Beberapa sumber penghematan tersebut antara lain adalah:
- Alat tulis kantor (ATK) dan percetakan. Tumpukan laporan-laporan yang dicetak, kebutuhan alat tulis, tinta printer, map, dan barang cetak lainnya jumlahnya sangat banyak. Hal ini bisa dihemat dengan memakai konsep surat elektronik dan file berbentuk PDF semua. Undangan, laporan, dokumen, disposisi, dan segala hal yang bisa diselenggarakan tanpa harus mencetaknya, semuanya dibuat, didistribusikan, dan disimpan dalam bentuk file, sehingga lebih murah, efisien, mudah, cepat, dan tidak membutuhkan ruang penyimpanan, tidak butuh lemari.
- Kegiatan-kegiatan konsultasi ke luar daerah bisa diefisienkan dengan menggunakan teknologi zoom, telpon, WA atau e-mail sebagai sarana komunikasi. Hal ini sangat efisien, menghemat anggaran, dan lebih mudah dilakukan. Hal-hal yang tidak bisa dilakukan dengan komunikasi jarak jauh saja yang harus melakukan perjalanan ke luar daerah. Kalau perjalanan dinas ini bisa dihemat, tunjangan pegawai harusnya bisa lebih ditingkatkan.
- Anggaran makan dan minum kegiatan dan rapat-rapat juga bisa dihemat. Lama kegiatan bisa diefisienkan setengah hari saja, tidak perlu bertele-tele. Lebih baik sebentar rapat, dan lebih banyak waktu untuk kerja (action). Misalkan acara rapat pagi, dilangsungkan mulai pukul 08.00 dan selesai paling lama pukul 11.00. Makan dan minumnya cukup snack dan air mineral. Acara siang dimulai pukul 13.30 dan selesai paling lambat pukul 15.30. Acara malam hari dimulai pukul 20.00 dan selesai paling lambat pukul 21.30. Makan dan minumnya cukup dengan snack dan air mineral. Makan siang atau pun makan malam dilakukan sangat selektif sekali untuk menjamu tamu atau tokoh-tokoh penting pada acara tertentu saja.
- Rapat-rapat, seminar, paparan, pembahasan, bimbingan teknis, semuanya dilakukan di kantor, aula, dan bangunan Pemko, tidak perlu menyewa hotel.
- Kendaraan dinas adalah salah satu item yang juga bisa dihemat. Pembelian mobil dinas, perawatannya, dan BBM cukup besar menyedot anggaran. Lebih baik memberikan tunjangan transportasi kepada pejabat yang berhak, dan ia bisa menggunakan kendaraan pribadinya atau menyewa. Hal ini bisa lebih hemat dan tidak membenani anggaran. Lebih baik memberikan tunjangan transportasi Rp 3jt sampai Rp 5jt per bulan kepada pejabat yang berhak ini, daripada memberikannya kendaraan dinas yang ditanggung biaya perawatan dan BBM nya. Hanya kendaraan dinas operasional lapangan yang tetap diadakan. Jika hal ini dilakukan, maka jumlah mobil yang berlalu lalang di jalan akan berkurang, lebih efisien, dan polusi pun menurun.
- Pemeliharaan gedung bisa diefisienkan dengan swakelola. Penggunaan anggarannya lebih fleksibel, tergantung tingkat kerusakan bangunan, dan bisa terus menerus dilakukan sepanjang tahun, tidak menunggu tender. Anggaran yang digunakan adalah yang riil diperbaiki, berdasarkan unit price (harga satuan) riil. Ini bisa membuat pemeliharaan gedung-gedung pemerintah lebih terjamin, lebih hemat, dan tepat sasaran.
- Gedung-gedung Kantor Dinas yang ditinggalkan bisa dialihfungsikan untuk memenuhi kekurangan bangunan SD dan SMP, pusat kreatifitas pemuda, atau disewakan untuk acara pernikahan.
- Tidak ada pembangunan gedung pemerintah yang baru, kecuali sekolah dan fasilitas kesehatan. Terhadap bangunan yang ada, hanya ada renovasi dan ubah suai saja. Manfaatkan apa yang ada saja.
- Penghematan pemakaian listrik secara konsisten: AC 25 derajat, batasi lampu di siang hari, utamakan cahaya alami, matikan lampu dan AC di ruangan yang tidak dipakai. Bentuk penanggungjawab pengawasan pemakaian listrik pada masing-masing bangunan.
- Pakaian kegiatan hari-hari besar untuk ASN tidak perlu diadakan khusus, karena bisa memakai dari jenis pakaian dinas yang ada, apakah pakaian adat melayu, pakaian olahraga, ataupun pakaian dinas biasa lainnya. ***
